29 mars 2019

Et si vous externalisiez votre paie pour maîtriser vos coûts?

Comment choisir entre gestion interne du payroll de votre entreprise et l’outsourcing de ce service ? Voici quelques pistes visant à faciliter votre décision. 

Le coût n’est ni le prix, ni la valeur. Si vous vous contentez d’évaluer une solution de paie externalisée à l’aune de sa facture elle peut sembler plus chère qu’une approche interne. En effet, le prix de l’outsourcing est constitué de deux composants. D’abord les frais ponctuels associés à la mise en place du nouveau service puis ses frais récurrents. En réalité, en choisissant l’externalisation vous payerez pour un service fonctionnel, durable et réadapté en permanence à vos besoins.

Le coût d’une paie externalisée doit être comparé à celui de votre solution actuelle. Sa valeur réelle est souvent sous-estimée. Tel un iceberg, seul une petite partie de ces coûts est visible, leur majorité étant cachée ou indirecte. Cette approche d’analyse des coûts globaux est appelée dans le jargon Total Cost of Ownership (TCO). 

 

Quel est votre coût aujourd’hui?

Afin de pouvoir prendre une décision juste, il convient de ne négliger aucun des frais existants. Les coûts de gestion de la paie peuvent être liés à l’acquisition du savoir-faire, au traitement, aux systèmes ou au personnel

A cela s’ajoute l’analyse des coûts « cachés », à savoir les tâches réalisées afin de rendre les données utilisables pour le traitement de la paie, par exemple la gestion des feuilles de temps, le suivi des congés et absences, les interventions des supérieurs hiérarchiques, mais aussi les frais liés aux corrections, notamment d’erreurs de paie, de données manquantes ou d’heures d’absence non approuvées. Cela requière une bonne connaissance du fonctionnement de l’entreprise. 

N’oubliez pas de quantifier en outre le degré de risque associé au non-respect des lois, règles fiscales et réglementations, au manquement aux contrôles financiers, aux fuites de données personnelles et aux éventuelles activités frauduleuses.

Quelle est la valeur de l’externalisation de la paie ?

Souvent, les salaires constituent l’une des principales charges financières récurrentes d’une entreprise. Si faire correctement la paie a un coût, celui des erreurs est encore plus conséquent, sans parler du risque de réputation à l’image de la société et de sa marque. 

L’avantage de l’externalisation de la paie provient de l’assurance d’avoir supprimé l’ensemble des coûts et risques liés et de les avoir remplacés par un service répondant à vos besoins de façon évolutive. Le choix du prestataire adéquat vous permettra de mieux contrôler vos frais en la matière. C’est là que la valeur se crée!

Les spécialistes de Trianon sont à votre disposition pour analyser votre situation et le contexte spécifique de votre entreprise et vous proposer une solution adaptée à vos besoins. 

 

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Patrick Zwahlen
HR Services Director