20 juin 2019

Le Top 5 des clés de la réussite de vos transferts de données vers votre prestataire externe de services RH

Quel meilleur indicateur de réussite de l’externalisation de gestion de votre paie ou la caisse de pension que des employés qui ne remarquent pas de changement sur leur fiche de paie ou leur certificat de prévoyance ? Pour réussir ce tour de force, la solution réside en partie dans la mise en place d’un système de synchronisation des données de votre système de gestion RH avec votre fournisseur de services externe. Après tout, le meilleur gestionnaire du monde ne peut rien sans une source d’information à jour et facilement utilisable reçue de son client !

Voici le top 5 des facteurs de succès pour la mise en place d’une interface.

Top 5 – La proximité et la langue

Avoir la possibilité de rencontrer son provider pour effectuer des séances de travail ou simplement des points de situation facilite la collaboration. En tant que petit pays, la Suisse se prête bien à cet exercice. Le contact humain et l’utilisation d’une langue  commune font toute la différence.

Top 4 – Un département IT

Un département IT interne est l’assurance d’une meilleure réactivité! Par opposition à un sous-traitant informatique, il garantit également de bonnes connaissances techniques du système de gestion utilisé et est un parfait point de contact technique au sein de l’entreprise à l’interne comme à l’externe.

Top 3 – Des connaissances RH

De bonnes connaissances en matière de gestion de la paie suisse, de prévoyance professionnelle, de sa population et des types d’employés s’avèrent être un atout majeur lors la mise en place d’une interface. Elles permettent de définir le mapping des données ainsi que l’établissement de règles de gestion entre les systèmes de données maître et esclave.

 

Top 2 – Des données de qualité

Une synchronisation ne fait que de reproduire une copie des données client chez le fournisseur de service. Si les données source ne sont pas exactes, précises et cohérentes, le niveau de qualité de l’externalisation sera prétérité. Ces incohérences doivent être soulevées par le provider de services puis corrigées.

Top 1 – Du temps

Le facteur de succès le plus important est votre implication lors de la phase de mise en place de l’externalisation. Ce n’est pas parce que l’on délègue les travaux à une société spécialisée qu’il n’en coûtera rien en ressources internes. Dans cet exercice il faudra prendre le temps d’impliquer des spécialistes RH, des techniciens IT et nommer un chef de projet et un sponsor avec pouvoir décisionnaire afin de solutionner les problèmes.

Conclusion

Vous l’aurez compris en lisant entre mes lignes. Outsourcer la mise en place d’une externalisation de services RH, qu’il s’agisse de gestion de projet ou de développement IT hors de suisse sans impliquer les RH locaux sont autant de facteurs d’échec potentiels. Que l’on parle de gestion de paie, d’assurances professionnelles ou encore de caisse de pension, il s’agit de métiers spécialisés suisses. Alors privilégions la solution suisse !

 

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Dominique Gabriel
Senior Business Analyst