Ein Payroll-Spezialist eignet sich während seiner Zeit bei einem Unternehmen extrem viel Wissen an. Umso grösser ist die Lücke, die entsteht, wenn ein solcher Mitarbeitender das Unternehmen wieder verlässt oder für längere Zeit ausfällt. Hier kommen wir an einen Punkt, bei dem die Überlegung, diese hochsensitive Aufgabe auszulagern, an Bedeutung gewinnt. Wie wäre es, wenn die Lohnadministration in hochspezialisierte Hände gelegt wird? An Profis, welche die verschiedenen Abrechnungsarten aus dem «Effeff» beherrschen und den kantonalen Unterschieden jederzeit Rechnung tragen, die Zulagen korrekt berechnen und rückwirkende Korrekturen schnell und ebenfalls fehlerfrei handhaben?
Kosten? Ja, ein Payroll Outsourcing hat seinen Preis, welcher sich nach Anzahl monatlicher Payslips und den gewünschten Leistungen richtet. Hier kommen wir zu einem weiteren Dilemma, dem Kostenvergleich, der in den meisten Fällen hinkt. Hier werden Äpfel nicht nur mit Birnen, sondern oftmals mit einem Schnitzel verglichen. Das Stichwort, welches wir hier bemühen, ist «TCO» was nichts anderes als «Total Cost of Ownership» meint und wobei wirklich alles Kosten verglichen werden. Also nicht nur der Lohn des Payroll Angestellten, sondern auch sämtliche Nebenkosten, welche jeder Mitarbeitende verursacht. Wenn man diese Kosten genau und korrekt gegenüberstellt, stellt man erstaunt fest, dass man mit dem Outsourcing gespart hat.
Vergessen Sie bei Ihren Überlegungen auch nicht Themen wie die «User Experience» Ihres wichtigsten «Assets», Ihren Mitarbeitenden. Wie viel einfacher ist es doch, seine Payslips oder seinen Feriensaldo Online abzufragen, respektive herunterzuladen. Ein Vermieter möchte eine Arbeitsbestätigung? Ein effizientes Online Tool, mit welchem solche Anfragen mit ein paar Clicks erledigt werden können, bewahrt Ihr HR vor oftmals zeitraubendem administrativem Aufwand und gibt dem Mitarbeitenden mehr Flexibilität. Zeit ist in diesem Fall übrigens auch Geld, da Ihre HR-Fachkraft solche Anfragen nicht mehr beantworten muss.
Dann entlasse ich jetzt alle Payroll-Angestellten und übergebe den kompletten Prozess an Trianon? Hier gibt es von uns ein klares NEIN! Das Zauberwort heisst hier «Change-Management». Stellen Sie sich die Frage, ob es wertschöpfendere Bereiche gibt, in denen diese Fachspezialisten eingesetzt werden können. Heute, da der «War for Talents» in aller Munde ist, muss sich ein Unternehmen agil aufstellen, um rasch auf Marktveränderungen reagieren zu können. Ein oft bemühtes Stichwort ist hier natürlich COVID-19. Aber auch weit weg von der Pandemie gibt es Themenfelder, welchen ein zentrales Augenmerk geschenkt werden muss: Employer Branding, Talent Management, Talent Acquisition, Retention Management, Talent Development, um nur einige fundamentale Bereiche zu nennen. Vielleicht ergibt sich ja die Möglichkeit, Abgänge nicht zu ersetzen, sondern in diesem Moment das Budget für andere Jobprofile im HR zu investieren.
Abschliessend bemühe ich gerne das Resümee meines Kollegen Ivo Corrodi, Head of Payroll & HR Administration Services, aus unserem Newsletter vom August 2019.
Die drei wichtigsten Punkte bei der Wahl eines Outsourcing-Partners:
- Hohe fachliche Expertise: Diese ist nötig, um die Problemstellung zu verstehen und nach erfolgter Analyse die entsprechenden Prozessanpassungen vorzunehmen.
- Rasche Standardisierung der neuen Abläufe: Damit wird die Effizienz der Leistungserstellung sowie die Dienstleistungsqualität erhöht.
- Genügend personelle Ressourcen: Nur so können die geforderten Anpassungen fristgerecht und fehlerfrei umgesetzt werden.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Definition Ihres Anforderungskatalogs ebenso, wie bei der Gegenüberstellung der Kosten, um den «ROI» leichter berechnen zu können. Denn eines ist klar, ein Projekt muss sich auch rechnen.
Wir freuen uns auf Sie!
