Brique Lego n°1: L'externalisation de paie
On ne le répétera jamais assez. Quiconque veut créer de la valeur pour son entreprise doit externaliser les processus redondants sans réelle plus-value. En effet, la création de valeur est incompatible avec inefficacité. Un exemple classique est celui de la paie. Celle-ci doit impérativement être effectuée tous les mois et, surtout, sans erreur sur notre compte.
La marge de tolérance et d'erreur est ici faible, voire inexistante. C’est donc un processus qui se doit d’être parfaitement rodé. Pour cela, certaines conditions de base sont indispensables. Comme la gestion rigoureuse des données de base des collaborateurs. Ou le calcul exact des déductions et des allocations, qui doivent remplir des conditions cantonales et transfrontalières. En Suisse, nous avons 26 cantons dont les règles peuvent différer de l'un à l'autre, et 4 pays voisins. Cela engendre également un certain potentiel d'erreur. On a alors tout intérêt à garder une vue d'ensemble précise. De plus, l'état de santé et les accidents des collaborateurs constituent des obstacles supplémentaires. Enfin, les absences pour cause de vacances, les fluctuations ou les défaillances du service des salaires viennent couronner le tout. Félicitations à ceux qui arrivent à garder une vue d’ensemble et faire tourner la machine.
Cependant, ce n'est pas une fatalité. Les entreprises qui tirent le plus de valeur leurs activités principales ont externalisé la paie. Il ne leur reste plus qu'à assurer le flux de données des mutations mensuelles. Et c'est tout.
Brique Lego n°2 : La caisse de pension
Les entreprises vantent toujours avec fierté les mérites de leur propre caisse de pension. Il s'agit souvent d’institution ayant une valeur presque historique. Elles ont grandi au fil des générations, ont été entretenues, développées et optimisées. Les caisses de pension constituent un lien important entre l'entreprise et ses collaborateurs. Dans le processus de recrutement, ces caisses sont également décrites comme des piliers de l'entreprise. La promotion de leurs avantages se fait donc tout naturellement. Les arguments en faveur d'une solution de caisse de pension interne serait presque inépuisable s'il n'y avait pas la question épineuse des coûts. C'est un peu comme pour un mémorial : l'entretien d'un tel édifice de la prévoyance vieillesse est, tout simplement, coûteux. Si ce n'est hors de prix. Pourquoi cela ?
Le point crucial est l’expertise. La gestion d'une caisse de pension nécessite énormément de savoir-faire. Il est rare que des collaborateurs seuls soient en mesure de couvrir cet éventail de connaissances. La comptabilité de la fondation, l'élaboration des règlements, l'administration technique, sans oublier la gestion. Les exigences professionnelles auxquelles doivent répondre les collaborateurs dans ce domaine leur demande d’être de véritable caméléon. Il y a tout de même un moyen d’améliorer la situation des collaborateurs. Avez-vous une idée ? La numérisation !
En résumé, voici comment cela se présente : après un paramétrage initial et en tenant compte de tous les facteurs d'influence, on déplace les flux de données dans un sens et dans l'autre via des interfaces. Plutôt cool, non ? Pour une entreprise qui externalise, les différentes tâches telles que la planification des absences, les différents updates, la mise à jour des réglementations légales et bien d'autres choses encore, sont de l'histoire ancienne.
Deux briques Legos, une seule structure
Vous avez décidé d'externaliser votre payroll et votre prévoyance ? Toutes nos félicitations ! Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec les prestataires. En effet, la réussite de votre externalisation dépend en grande partie d'eux. La sélection et l'examen des prestataires prennent beaucoup de temps et coûtent cher. En outre, l'externalisation des deux processus à différents prestataires de services donne lieu à une relation triangulaire intéressante. Un schéma presque digne de romans policiers.
Un exemple : si vous modifiez la configuration chez le fournisseur d'externalisation de la paie, l'interface ne transmettra pas les modifications au prestataire de prévoyance, ou alors le fera de manière incorrecte. En bref : plus il y a d'interfaces impliquées dans un processus, plus le risque d'erreur est élevé pour l'ensemble du système. Le même scénario peut d'ailleurs se répéter lors des mises à jour du système. Ce qui est adapté d'un côté entraîne des erreurs de l'autre. Mais ne désespérez pas, il existe aussi des solutions à ce problème, et elles sont à portée de main !
Il suffit de choisir un fournisseur comme Trianon. Un fournisseur qui propose les deux services. Trianon vous offre une solution tout-en-un. C’est là qu’est notre USP ! Nos systèmes communiquent entre eux et fonctionnent de manière harmonieuse et synchrone. Depuis 25 ans, Trianon est attaché à la tradition, à la grande satisfaction des clients et aux exigences spécifiques de ceux-ci. Nous taillons, pour ainsi dire, des costumes sur mesure de solutions de paie et de prévoyance.
Si vous souhaitez créer de la valeur ajoutée pour vos services, l'externalisation est la voie à suivre. Franchissez le pas avec un partenaire comme Trianon, vous en profiterez doublement. Vous économiserez des frais lors de la procédure de sélection de prestataires et dans vos activités quotidiennes.
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