17 février 2021

L’outsourcing du département RH – Quelles tâches externaliser pour faire face à une surcharge de travail dans une situation post-crise ?

Les ressources humaines jouent un rôle clé au sein des entreprises, néanmoins la gestion des différentes tâches RH peut s’avérer compliquée et fastidieuse. Ainsi, l’externalisation de certaines activités se révèle bénéfique pour les sociétés. Nous vous expliquons pourquoi et vous indiquons comment nous pouvons vous aider.

La crise sanitaire que nous vivons depuis plus d’une année a chamboulé beaucoup de nos habitudes et a même généré une certaine forme de rupture dans différents domaines. Les ressources humaines ont vu leur quotidien bousculé et leur stratégie RH d’entreprise modifiée, voire complètement transformée. Cependant, s’il faut retenir un aspect positif de cette année particulière, c’est bien la priorité donnée à l’Humain par les gouvernements ou les entreprises. Cette crise aura donc permis de (re)mettre le département des ressources humaines au centre de la stratégie des entreprises. Ainsi, de nombreux responsables RH ont pu profiter de cette notoriété et ont éventuellement vu leur fonction revalorisée.


Malgré tous les changement et améliorations effectués, d’autres défis attendent les départements RH pour la période post-Covid-19. De nombreuses entreprises ont dû adapter leur activité et beaucoup d’entre elles devront ajuster l’organisation RH à cette nouvelle réalité, tout en assurant la santé et le bien-être des collaborateurs. Le thème de la maîtrise des coûts va donc à nouveau gagner en importance et les services RH vont devoir fournir leurs prestations habituelles (et plus) avec les ressources à disposition. Cette surcharge structurelle de la fonction RH n’est pas nouvelle mais risque bien de s’accentuer ces prochains mois. Alors, quelles sont les solutions pour faire face à ces défis ?

 

L’externalisation des services RH comme solution

L’externalisation de certaines tâches du département RH est une solution reconnue depuis de nombreuses années mais elle doit être analysée avec soins. En effet, certaines compétences seront transférées à une partie tierce et auront un impact sur le fonctionnement du département RH à court, moyen et long terme. Par conséquent, cette décision stratégique doit se prendre en se posant les bonnes questions. Voici quelques exemples :

  • Demandez à vos parties prenantes comment le département des ressources humaines peut les seconder afin d’atteindre leurs objectifs ainsi que ceux de l’entreprise. Etes-vous capables de les soutenir avec les ressources existantes ou devez-vous libérer des ressources ou du temps pour mener à bien ces missions ?
  • Analysez vos tâches et processus. Sélectionnez ensuite les plus chronophages et pour lesquels vous verriez un potentiel d’amélioration. Avez-vous toutes les compétences et outils nécessaires en interne ? En raison des efforts de coordination qu’un tel projet revêt, il est souvent plus logique de confier à un prestataire externe les missions chronophages et nécessitant des compétences particulières.
  • Projetez-vous vers l’avenir et demandez-vous quels changements vont avoir lieu dans votre département RH à moyen terme. Est-ce que vos collaborateurs payroll actuels occuperont les mêmes fonctions dans deux ans ? Auront-ils évolué ou y a-t-il un risque de départ ? Votre système de paie doit-il être remplacé, actualisé ou  rénové ? 
  • Tenez également compte des envies et compétences de vos collaborateurs. Est-ce qu’il y a des tâches qu’ils préfèrent à d’autres ? La satisfaction sur le lieu de travail est l’un des facteurs importants pour le succès d’un projet d’externalisation. Mieux vaut externaliser les tâches que l’on rechigne à faire soi-même ou qui n’apportent qu’une faible valeur ajoutée à être conservées en interne.

 

Trianon SA, expert depuis plus de 20ans

Ce ne sont que quelques-unes des questions à se poser, mais le plus important est d’effectuer une analyse approfondie de sa situation en tenant compte des particularités propres à son entreprise et à son environnement. L’externalisation des tâches RH doit être un choix stratégique compris par l’ensemble des parties prenantes et auquel celles-ci doivent adhérer dans la mesure du possible. C’est à cette condition que les nombreux avantages d’un tel projet, notamment le fait de pouvoir consacrer plus de temps aux projets stratégiques et à forte valeur-ajoutée pour l’entreprise ainsi que pour les collaborateurs, pourront être perçus et pleinement appréciés.

La gestion du payroll fait justement partie de ces processus chronophages et très techniques. C’est donc une tâche qui se prête particulièrement bien à l’outsourcing. Mais même au sein de ce processus d’outsourcing, des tâches peuvent être conservées en interne ou confiées à un prestataire externe. Trianon est une entreprise leader en Suisse depuis 23 ans dans le domaine de la gestion des salaires, des ressources humaines et des caisses de pension. Nos spécialistes partageront volontiers leur expérience dans ces domaines et vous accompagneront avec plaisir dans vos réflexions d’améliorations et d’outsourcing des tâches RH.  

Patrick Zwahlen
HR Services Director